Digitalisierung der Service- und Montageeinsätze für einen Metallbaubetrieb
Unternehmen und Ausgangslage
Branche: Metallbauer-Handwerk
Ausgangslage: Auftragsdokumente/Lieferscheine wurden ausschließlich in Papierform an die Servicemitarbeiter bzw. Monteure weitergegeben. Die Termin- und Ressourcenplanung erfolgte in einem handschriftlich geführten Terminkalender. Service- und Montagezeiten wurden in Auftragskarten manuell erfasst und zur Abrechnung beigefügt. Die Montagezeiten wurden nur fallweise und auf gezieltes Nachfragen hin geprüft und nachgehalten.
Aufgabe und Verantwortungsbereich
Aufgabenstellung: Vollständige Digitalisierung von Service- und Montageeinsätzen bis zur Abrechnung der Aufträge
Dauer: 12 Monate
Budgetverantwortung: 5.000 €
Mitarbeiterverantwortung: 48 Mitarbeiter
Projekt
Vorgehensweise und Maßnahmen:
- Beantragung eines Digitalisierungszuschusses.
- Erweiterung des Warenwirtschaftssystems durch eine App-Lösung, welche nun auch die Servicetechniker und Monteure auf mobilen Endgeräten nutzen konnten.
- Schulung der Monteure inkl. festgelegter „Sprechstunde“ durch einen Key User.
- Beschaffung und Einrichtung von Tablets für die Monteure und Servicetechniker.
- Temporär redundante Termin- und Kapazitätsplanung manuell und digital, danach Abschaffung des manuell geführten Terminkalenders und Abschaffung von physischen Auftragsdokumenten/Lieferscheinen.
Ergebnisse:
- Genehmigung des Digitalisierungszuschusses
- Digitale Erfassung der Service- und Montagezeiten durch die Monteure und Servicetechniker.
- Durchgängige Nutzung des digitalen Terminkalenders für die Termin- und Ressourcenplanung. Nutzung der Dispositionsfunktion.
- Digitale Unterschrift der Kunden vor Ort.
- Vereinfachte Abrechnung von Serviceaufträgen.
Besondere Herausforderungen:
- Akzeptanz der Montage- und Servicemitarbeiter erzeugen.
- Integration von Mitarbeitern, die keine hohe IT-Affinität haben.
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